Creación de Tablas Dinámicas

Hola Gente, ¿cómo están?

Hoy vamos a ver el tema de Tablas Dinámicas para Excel 2016

Una tabla dinámica es una tabla que permite resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información tomando los datos de una tabla original.

Antes de empezar hay que tener en cuenta lo siguiente:

•       Los datos tienen que estar en forma de tabla, y no deben existir espacios o columnas en blanco.

•       Cada columna debe tener el mismo tipo de dato. Por ejemplo, no hay que mesclar fechas y texto en la misma columna.

Para explicarles cómo funcionan las tablas dinámicas voy a usar esta tabla que tiene los datos de venta de una librería en diferentes sucursales. Les explico rápidamente las columnas que posee:

Librería
Código	Libro	Categoría	Sucursal	Vendedor	Precio
1	1080 Recetas de cocina	Cocina	Flores	María	$ 20
1	El arte de la cocina francesa	Cocina	Flores	María	$ 20
2	La riqueza de las naciones	Economía	Caballito	Carlos	$ 30
2	Historia del análisis económico	Economía	Caballito	Carlos	$ 30
3	El capital en el siglo XXI	Economía	Flores	Carlos	$ 40
4	Freakonomics	Economía	Caballito	Carlos	$ 20
5	La gran transformación	Economía	Paternal	Carlos	$ 10
5	Principios de economía	Economía	Caballito	Carlos	$ 10
6	Cualquiera puede cocinar	Cocina	Paternal	María	$ 30
7	Larrousse Gastronomique	Cocina	Recoleta	María	$ 100
7	The Silver Spoon	Cocina	Flores	María	$ 100
8	Teoría pura del Derecho	Derecho	Recoleta	Gustavo	$ 50
9	Curso de derecho societario	Derecho	Paternal	Gustavo	$ 45
10	Leyes administrativas	Derecho	Caballito	Gustavo	$ 40
11	Reparaciones En Ruta	Autos	Flores	Raúl	$ 30

Columnas:

El código del libro.

El nombre del Libro.

Categoría: del libro, por ejemplo, cocina, economía, etc.

Sucursal: donde se vendió.

El nombre del Vendedor que realizó la venta.

Y el Precio al que fue vendido.

Vamos a generar ahora la tabla dinámica

Primero seleccionamos todos los campos de la tabla principal, vamos a la pestaña Insertar, tabla, tabla dinámica. 

Vemos que aparece una ventana que nos pregunta si queremos insertar la tabla en una hoja nueva, o en una hoja existente, dejamos seleccionado “Nueva Hoja de cálculo”, y le damos “Aceptar”.

Vemos como nos generó una hoja nueva en donde a la izquierda tenemos el espacio en el que se va a insertar la tabla, a la derecha en la parte de arriba están los nombres de las columnas de nuestra tabla que Excel los llama "Campos" de la tabla, y en la parte de abajo vemos 4 cuadros que nos van a ayudar a configurar la tabla dinámica.

Lo que vamos a hacer para crear la tabla dinámica es arrastrar los "Campos" a los "cuadros de configuración". En el "cuadrado" de Filas ponemos el "Campo" del que queremos que nos resuma la información, y en el cuadrado de Valores van los datos que se van a sumar, promediar, contar, etc, este cuadro realiza una función. Vamos a mostrar para que se entienda mejor. 

Si quiero saber cuántos libros vendió cada vendedor.

Resultado:

Si queremos saber cuánta plata se vendió en cada sucursal.

Resultado:

Si en el cuadrado Valores ponemos campos con datos numéricos la función por defecto es Suma, si ponemos un campo de tipo texto la función por defecto es Cuenta, por ejemplo,  el campo libros la función es cuenta, y precio la función es suma. 

Supongamos que queremos saber cuánto dinero se vendió de cada libro, arrastramos el campo “Libro” a filas.

Noten que no se repiten nombres de los libros, es decir si un libro apareció dos o más veces en la tabla original, en la dinámica solo aparece una única vez.

Ya tenemos los nombres de los libros que se vendieron en las filas, ahora necesitamos que sume lo que vendió de cada libro y lo muestre, para sumar los precios de los libros vendidos utilizamos el cuadrado de Valores, arrastremos el campo Precio al cuadrado de Valores y veamos lo que sucede.

Valores lo que hace es sumar para cada valor de las filas los precios que tiene asignados, y al final de la tabla hace una suma total. Si necesitamos que en vez de suma se haga otra operación también se puede hacer haciendo click izquierdo en el campo opción “Configuración de Campo de Valor…” 

Para el ejemplo dejamos seleccionado Suma.

Supongamos que nosotros además de querer saber cuánto se vendió de cada libro, queremos saber cuánto se vendió de cada libro en cada sucursal, para esto necesitamos que desglose ese importe general en distintas sucursales. Si queremos dividir los datos que tenemos en las filas utilizamos el apartado de columnas, que lo que va a ser en este caso es separar ese importe general de venta de libros en distintas columnas con el nombre de las sucursales.

Podemos ver que nos dice cuanto se vendió de cada libro en cada sucursal, y la última columna tiene las ventas totales del libro en todas las sucursales como teníamos antes de separarlas.

Si quisiéramos cambiarles el formato a los números y ponerle el signo de pesos por ejemplo lo hacemos de la siguiente manera, seleccionamos los valores que le queremos cambiar el formato y apretamos “Formato de Celdas”.

En este caso seleccionamos el tipo “Contabilidad” para que le agregue el signo pesos, y le sacamos los decimales porque para este caso no aplican, le damos aceptar.

Supongámonos que quisiéramos agregar un filtro que no sea ni el de la fila, ni el de la columna, imaginémonos que quisiéramos filtrar este cuadro, pero por la “Categoría” del libro, lo que tenemos que hacer es arrastrar la columna que queremos usar como filtro al sector de filtro. 

Noten que arriba de todo aparece el campo categoría a filtrar. Por ejemplo, si quisiéramos filtrar por los libros de economía desplegamos el combo y seleccionamos “Economía”

Si quisiéramos filtrar por economía y cocina, desplegamos el combo apretamos en “Seleccionar más de un elemento”, y tildamos las dos opciones y aceptar.

Hago una aclaración más, en cada uno de los cuadrados de configuración (filas, columnas, filtros y valores) se puede agregar más de un Campo, en base a que se vayan poniendo más cancheros con la herramienta van a ir diseñando tablas dinámicas mas profesionales.

Bueno gente esto fue todo por hoy, les dejo el Excel sin resolver en la descripción del video por si alguien quiere practicarlo, si algo no quedo claro me pueden consultar. 

Link del Excel:  https://drive.google.com/open?id=0B_iWLITZSIgdc3hIR1pCZzNwa0U

Saludos.